Afspraken maken over thuiswerken

In deze tijd waarin thuiswerken de norm is, is het noodzakelijk om richtlijnen op te stellen. Hierin komen de nieuwe gedragsnormen te staan die het samenwerken op afstand regelen. De onderstaande lijst kun je gebruiken als checklist om in jouw organisatie een eigen richtlijn op te stellen. Vraag hier een Word-versie aan:

1. Thuiswerkplek

De medewerker is er verantwoordelijk voor om te zorgen voor een Arbo technisch goede werkplek. De organisatie huurt daarvoor de expertise in van een ergonoom die bij de medewerker thuis komt om aanbevelingen te doen over werkplek en lichaamshouding.  Er is een budget van X beschikbaar voor werkplek-aanpassingen.

2. Bereikbaarheid

Op dagen dat mensen aan het werk zijn thuis, zijn zij telefonisch en online bereikbaar tussen 09.00 en 17.00 uur. Buiten deze tijden wordt niet verwacht dat medewerkers beschikbaar zijn en kan de mobiele telefoon en de computer uit.

3. Privétijd

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers goed voor zichzelf en hun dierbaren zorgen. Daarom drukken wij iedereen op het hart om standaard niet (uitzonderingen daargelaten) buiten deze kantoortijden van 9-17 uur te werken.

4. Korte pauzes

Voor een gezond werkklimaat is beweging en afleiding tussendoor noodzakelijk. Wij vragen onze medewerkers om iedere twee uur een break van 15-30 minuten in te lassen om even iets anders te doen. Bij voorkeur even naar buiten. In deze tijd bent u wel bereikbaar voor telefoontjes.  Of: een online-vergadering duurt maximaal 50 minuten waarbij de medewerker 10 minuten heeft om even iets anders te doen.

5. Lange breaks

Over de hele werkdag gezien is het onze norm dat medewerkers tussendoor ook een lange wandeling maken, gaan sporten of iets met de kinderen gaan doen. Tijdens deze langere break heeft de medewerker online aangegeven dat hij/zij niet beschikbaar is. Deze langere break van maximaal 1,5 uur (op een werkdag van 8 uur) zien wij als werktijd omdat wij dit essentieel vinden om geconcentreerd te blijven werken.

6. Kosten

De medewerker krijgt een vergoeding voor extra kosten die gemaakt worden door het thuiswerken van € 2,- euro per dag

7. Online vergaderen

Bij het online vergaderen hebben wij in principe de camera aanstaan. De camera-opstelling is zodanig dat de medewerker goed te zien is. Het geluid staat uit als de medewerker zelf niet aan het woord is. De medewerker zorgt ervoor dat er geen afleiding is van kinderen, huisdieren of anderen tijdens de vergaderingen.

8. Vergadertechniek

Bij vergaderingen waar meer dan 8 mensen aanwezig zijn en interactie gewenst is, wordt gewerkt met subgroepen (break-out rooms). Voor creativiteit en brainstormsessies gebruiken wij MS whiteboard, Miro, Mural, of Groupmap.

9. Kleding

Van medewerkers verwachten wij dat zij netjes casual gekleed zijn bij online vergaderingen en er verzorgd uitzien.

10. Externe werkplek

Medewerkers die thuis geen goede werkplek kunnen creëren, kunnen aanspraak maken op een flexibele externe werkplek. Zij kunnen dit aanvragen bij hun leidinggevende.

11. Verbinding

Wij vinden het heel belangrijk dat onze medewerkers een sterke verbinding voelen met de organisatie. Daarvoor organiseren wij wekelijk een online-chatcafé en X, Y en Z.

12. Nieuwe medewerkers

Wij snappen dat het voor medewerkers die nieuw zijn extra moeilijk is om zich thuis te gaan voelen. Daarom worden zij direct gekoppeld aan een buddy van hetzelfde team en X, Y en Z.

13. Aandacht

Van onze leidinggevenden verwachten wij dat zij minimaal één keer per week contact hebben met hun medewerkers om te checken hoe het gaat met het werk, de motivatie en persoonlijke knelpunten. Van de medewerkers verwachten wij dat ze open zijn naar hun leidinggevende over de voortgang van hun werk en de knelpunten die zij ervaren. Als er meer nodig is, is een thuiswerkcoach beschikbaar. Dit kan via HR, of online geregeld worden.

14. Resultaatafspraken

Tussen leidinggevende en medewerker worden specifieke afspraken gemaakt over het werk dat wordt verricht. Dit zijn afspraken over het gewenste resultaat, de verwachte tijdsbesteding en het moment dat het af zal zijn. Ook spreken ze af op welke manier de medewerker aan de bel trekt als hij/zij de afspraken niet kan nakomen. Vraag gratis een artikel aan met een overzicht van alle soorten resultaatafspraken  en voorbeelden.

15. Evaluatie

Omdat wij het belangrijk vinden dat onze medewerkers gezond en efficiënt blijven werken, doen wij ieder half jaar een enquête om te evalueren hoe het gaat.

16. Werk-privé

Wij snappen dat het in sommige huishoudens lastig is om effectief thuis te werken. In het gesprek tussen leidinggevende en medewerker worden hiervoor maatwerk­oplossingen gevonden.

Wat kun je als leidinggevende/bestuurder doen om de nadelen van het thuiswerken zoveel mogelijk te verzachten? In de onderstaande tabel zijn de belangrijkste acties weergegeven: