Online vergaderen 1

Het thuiswerken door de Coronacrisis dwingt ons om elkaar online op te zoeken. Via Skype, Zoom of Facetime storten we ons in besprekingen die toch wel een hele andere dynamiek hebben dan de gebruikelijke ‘live’ vergaderingen. Hoe komt dat en wat kan je er aan doen? Bij het online vergaderen zijn er twee grote knelpunten: dat je minder zintuiglijke informatie krijgt en dat mensen afgeleid worden.

Minder zintuiglijke informatie

Bij een live-vergadering maak je contact door wat te kletsen, elkaar aan te kijken en soms even aan te raken. Je voelt de anderen aan. Bij het vergaderen krijg je informatie door je gevoel, de spraak en dat wat je ziet aan de ander. Het valt je aan iemands gezichts­uitdrukkingen op als er meer speelt dan wat iemand zegt. Dan vraag je door. Bij online vergaderen zijn er bij alle drie de zintuigen beperkingen. Je neemt elkaar niet goed waar omdat je maar een klein venstertje hebt waardoor je iemand ziet. Als je met meer dan vier personen vergadert, kan je alleen aan het beeld zien wie er praat en of iemand anders naar voren beweegt om ook iets te zeggen. Je ziet de kleine gezichtsuitdrukkingen niet. Ook bij de spraak is het lastiger: er staan zoveel microfoons open dat je allerlei geluiden hoort. Omgevingsruis. Het kost extra moeite om de ander te volgen, laat staan om te horen welke kleur iemand een uitspraak meegeeft. Ten slotte het gevoel: dat is nagenoeg afwezig. Je maakt daardoor minder makkelijk diepgaand contact via het online vergaderen.

Omdat je minder zintuigelijke informatie binnenkrijgt, moet je meer je best doen om te begrijpen wat de ander zegt. Er ontstaan eerder misverstanden en het is lastiger om emotionele discussies in goede banen te leiden.

Afleiding en multitasken

Als het lastiger is om anderen te volgen, moet je je meer inspannen. Of je haakt gewoon even af. Als iemand lang aan het woord is of iets zegt wat je al weet. Het is dan makkelijk om tussendoor even op je mobiel te kijken, even iets tegen je kinderen te fluisteren of wat drinken te halen. In een live sessie zou je dat niet doen maar nu ziet toch niemand het. Je kunt ongestoord multitasken. Dat lijkt maar zo, want je mist stukken van het toch al moeilijk volgbare gesprek. Maar de verleiding is groot.

Expert visie

In de VS wordt veel meer online vergaderd omdat de afstanden daar groter zijn dan in Nederland. Als je de experts daar beluistert, komen ze op een aantal aandachtspunten die zinvol zijn om een efficiënte online vergadering te krijgen. Onderstaand beschrijf ik er een aantal:

  1. Omdat het risico van afhaken groot is, moet je de vergaderingen kort houden. Liefst een half uur, maximaal een uur. Je stelt van tevoren vast wat het doel is van de vergadering en je bedenkt hoeveel tijd je voor ieder punt neemt. Dit communiceer je naar de anderen en je stemt af of dit akkoord is.
  2. Het is essentieel dat je op het afgesproken tijdstip begint en ook op tijd afrondt. Mensen zijn minder flexibel als ze thuis nog allerlei andere dingen hebben lopen.
  3. Houd de groep klein, liefst niet meer dan tien mensen.
  4. Probeer achtergrondgeluid te beperken door apart te gaan zitten. Als dat niet kan, gebruik de ‘mute-knop’. Meld aan de anderen wat dat voor geluid is als je praat, dan kunnen zij het plaatsen.
  5. Vraag van iedereen om de video aan te zetten en goed in beeld te komen. Dit vergroot de hoeveelheid zintuigelijke informatie en verminderd de kans op afhaken en multitasken.
  6. Vraag elkaar om een bijdrage. Wacht niet af tot de voorzitter zegt: wat vind jij ervan Pieter? Maar zeg aan het eind van jouw inbreng: ik ben ook wel benieuwd wat Katrien hiervan vindt. Op die manier laat je het gesprek makkelijker stromen.
  7. Gebruik een online whiteboard om samen notities te maken. Hiermee kan iedereen zien wat er genoteerd wordt. Dit vergroot de betrokkenheid – het werkt als een samenvatting die steeds wordt uitgebreid. Je kunt dit later goed gebruiken om een verslag te maken.

Wat gaat goed?

In online vergaderingen gaat het vaak erg efficient als er alleen een rondje gedaan wordt om te horen wat iedereen heeft gedaan. Of wat iedereen vindt van een voorstel. Je kunt snel afspraken maken over vervolgacties en dan weer uitloggen. Maar het wordt lastiger als je een ingewikkeld probleem moet oplossen. Daarvoor heb je een goede voorzitter of procesbegeleider nodig. Hier ga ik in het volgende artikel op in.

Categorie:Procesbegeleiding

Er zijn nog geen reacties geplaatst.

Reageren

Op de hoogte blijven?

Geef hieronder je mailadres op om een bericht te krijgen als er een nieuw fragment van mijn boek uitkomt. Ik stuur je dan ook extra tips en filmfragmenten!