Voordelen van thuiswerken

(vervolg op eerste pagina over de overgang naar het thuiswerken)

Nu we een half jaar met het thuiswerken bezig zijn, kan een tussenstand worden opgemaakt. We zijn met z’n allen aangenaam verrast door de voordelen die het thuiswerken biedt:

Corona

Thuiswerken biedt een grote bescherming tegen het Corona-virus als het gaat om besmetting via collega’s en klanten. Dit voordeel lijkt evident, maar het is een belangrijke factor als we voor- en nadelen naast elkaar willen zetten.

Taakfocus

Als je figuur 1 en 2 van de vorige pagina met elkaar vergelijkt zie je het direct: het thuiswerken geeft een enorme taakgerichtheid. Het is duidelijk wat ik moet doen en waar ik verantwoordelijk voor ben. Daar maak ik duidelijke afspraken over met m’n baas en als ik het af heb… ben ik klaar. Het vraagt van leidinggevenden dat ze resultaatgericht gaan sturen; iets wat al jaren geroepen wordt maar nu gewoon noodzakelijk is. Dat is fijn: het werk is duidelijk.

Verstoringen op het werk

Het werken in een kantoor(tuin) is niet effectief, daar was al veel onderzoek naar gedaan. Want als je gestoord wordt door iemand die te luid belt, door pratende collega’s of door een bekende die even wil bijpraten – het haalt je uit je werk. Afhankelijk van de klus die je uitvoert kost het, volgens wetenschappelijk onderzoek, één tot vijf minuten voordat je weer op hetzelfde niveau geconcentreerd bezig bent. Dus alles wat je kunt doen om verstoringen uit te bannen, geeft direct een verhoogde effectiviteit. Voor de lockdown gingen we daarvoor nog wel eens een dag thuiswerken. Dat werkte, maar mocht niet altijd van de baas. Fijn dus dat het nu moet, het werkt veel effectiever.

Reistijd

Een eenvoudig voordeel is het wegvallen van reistijden. Gemiddeld reist de Nederlander 1 uur en 20 minuten per dag om op het werk te komen (CBS, 2016). In die privétijd verbruiken mensen veel energie doordat ze eerder op moeten staan en later thuiskomen. Maar ook door de dagelijkse files, een blijvende bron van irritatie. In de tijd die vrijkomt door het thuiswerken kunnen mensen meer tijd besteden aan elkaar: bijvoorbeeld het ontbijten met schoolgaande kinderen. Maar er ontstaat ook extra tijd voor het werk en dat is mooi meegenomen.

Alles wordt vloeibaar

Er komen veel verhalen naar boven over weerbarstige problemen die ineens opgelost worden. Ineens zijn samenwerkingspartners vanuit een gezamenlijk belang wel bereid om een taakveld over te nemen. Ineens komt er wel geld voor goede faciliteiten bij het thuiswerken zoals laptops en bureaustoelen. Maar daarbij is wel de vraag of dit een blijvende verandering is: door de crisis zitten we nu in een uitzonderings-/noodtoestand waardoor een aantal “normale” menselijke reacties/behoeften zijn opgeschort. De tijd  zal moeten leren of we de wens van “terug naar het oude normaal” gaan loslaten en echt nieuwe omgangs- en werkvormen weten te ontwikkelen.

Minder blokvorming

Als je een belangrijke onderhandeling te voeren hebt zijn er vaak van beide partijen meer mensen bij. Die gingen vroeger dan als een blok tegenover elkaar aan tafel zitten. Bij het win-win vergaderen werden allerhande technieken gebruikt om de delegaties uit elkaar te spelen en meer als een set losse individuen door elkaar heen te overleggen. Bijvoorbeeld door te beginnen met een lunch met gemixte tafelindeling. Bij het online vergaderen gaat dit vanzelf: je ziet elkaar gemengd en krijgt automatisch een gesprek tussen meerdere personen i.p.v. blokken. Iedereen bereid zich goed voor en luistert aandachtig naar alle inbreng. Dat gaat online beter dan live.

Geen gedoe

Het eindeloze uitweiden en herhalen tijdens vergaderingen is voorbij. Bij het online-vergaderen zijn de meeste mensen meer to-the-point in hun uitspraken. Ze praten als ze het woord krijgen. Dit is echt een doorbraak in het niveau van de vergadertechnieken in de praktijk. Mensen zijn door het online-vergaderen gedisciplineerder en worden gedwongen om duidelijker hun punt te maken.

Ook het onderlinge gehakketak is verdwenen. Doordat we niet meer zo dicht op elkaar zitten kunnen we ons makkelijker richten op de inhoud. We richten ons op de vraag die voorligt en minder op de vervelende toon van een collega. De stevige oranje pijl uit figuur 1 is vervangen door een dun stippellijntje uit figuur 2. Je hebt niet meer zoveel met elkaar te maken.

Verantwoordelijke medewerkers

Onder managers klinkt de verbazing over de verantwoordelijkheid die medewerkers nemen. Ze waren aan het begin nogal aarzelend maar zijn over het algemeen blij verrast over de mate van eigenaarschap die hun medewerkers laten zien.

Voor het plaatsen van het volgende voordeel van thuiswerken lees je hier eerst iets over de theorie van situationeel leidinggeven; bedacht door Hersey & Blanchard. Daarin wordt gezegd dat je je als leidinggevende moet aanpassen aan de taakrijpheid van de medewerker die je voor je hebt. Als een medewerker nog maar net komt kijken, moet je je richten op de taak en duidelijk instrueren wat iemand moet doen. Als iemand wat ervaring krijgt met de taak, dan krijg je als leidinggevende weerwoord. Jouw taak is dan om het gesprek met de medewerker aan te gaan en uit te leggen waarom de taak toch echt op een bepaalde manier gedaan moet worden. Je doet dat met achting voor de persoon, je stuurt ook op het relationele stuk. Op een gegeven moment hoef je een medewerker op het gebied van de inhoud niet zoveel meer te vertellen. Hij/zij kan de taak volledig aan. Je blijft je als leidinggevende wel richten op persoonlijke knelpunten; je coacht de medewerker om hem of haar te helpen in de ontwikkeling. Dat wordt tenslotte ook bijna overbodig. Je hebt dan te maken met een zelfstandige professional aan wie je het werk volledig kan delegeren. Natuurlijk heb je soms nog wel contact over inhoudelijke resultaten of persoonlijke issues – maar het komt niet zo vaak meer voor. In figuur 4 is dit weergegeven.

.

Figuur_4: het model van situationeel leidinggeven van Hersey & Blanchard

In het diepe

Gezien vanuit de medewerker is het model van Hersey&Blanchard ook zinvol: doordat je ineens niet meer in het zicht zit van coördinatoren en leidinggevenden, wordt een gedetailleerde taaksturing onmogelijk. Eigenlijk word je – als niet-zo-taakrijpe medewerker –  ineens overgezet naar de linkerkant van de tabel van Hersey & Blanchard. Dit voelt alsof je in het diepe van het zwembad wordt gegooid terwijl je nog niet goed kan zwemmen. Je zult wel moeten en zo worden er nieuwe krachten in je losgemaakt. Het blijkt dat je veel meer kan dan je denkt.

Tijd voor het thuisfront

Een laatste voordeel van het thuiswerken is dat je meer tijd en aandacht kan besteden aan je gezin, je kinderen, je huisdieren. Je bent flexibel in het indelen van je werktijd en kan makkelijker pauzes inlassen en even een luchtje gaan scheppen. Avondmensen kunnen nu later starten en ochtendmensen vroeger.

Lees hier verder over de nadelen van het thuiswerken