Procesbegeleiding

Procesbegeleiding wordt gedefinieerd als het geheel van voorbereiden, sturen en verslagleggen van belangrijke bijeenkomsten. Dit wordt uitgevoerd door de Crux als
u uw handen vrij wilt houden voor de inhoud, de groepen te groot zijn of de dynamiek complex is. Het is te vergelijken met het inhuren van een chauffeur. Voor grote groepen (bus), voor een lastige parcours of voor het geval u ander werk moet doen.

 

Voordelen van procesbegeleiding

Als er een procesbegeleider wordt ingehuurd is het direct duidelijk dat het een belangrijke bijeenkomst is en dat de deelnemers serieus genomen worden. Deze neutrale voorzitter zal beginnen met een duidelijke kadering: waar gaan we het over hebben en hoe gaan we dat aanpakken. Daarbij vertelt hij ook vaak expliciet waar de bijeenkomst niet over zal gaan om onterechte verwachtingen weg te nemen. Dit geeft veel duidelijkheid en het gevoel bij de deelnemers dat zij bij de hand genomen worden. Lees hierover meer in het artikel: ‘De kracht van het Kader in een effectieve bijeenkomst’.

Stapsgewijs

Een ander voordeel van procesbegeleiding is dat er een stapsgewijze opbouw is van de bijeenkomst. Een bekende opbouw van een bespreking is die van divergeren-convergeren: de groep wordt eerst gevraagd na te denken over tal van oplossingen voordat er één gekozen wordt. Maar er zijn vele van dit soort stappen bekend. Lees hierover het artikel: “Procesontwerp, standaarden” waar we een vijftal ontwerpen bespreken. Door de stapsgewijze opbouw beweegt de groep zich gestaag richting een uitkomst en kan iedereen de ontwikkeling volgen. Er ontstaat in de hoofden van de deelnemers ook een soort onderbouwing: ‘het was logisch dat we tot deze conclusie zijn gekomen omdat we eerst A deden, toen B en zo inzagen dat het C moest zijn.’

Plenair

Lange plenaire discussies zijn dodelijk voor een bijeenkomst met veel deelnemers. Een voordeel van goede procesbegeleiding is dat de echte meningsuitwisseling in subgroepen gebeurt en dat er van tevoren nagedacht is over besluitvorming met de hele groep. Ook als er onder de discussie een conflict sluimert, is het zinvol van tevoren te bedenken in welke vorm dit naar de oppervlakte wordt gehaald. De timing van de uitbarsting van een conflict is de taak van de procesbegeleider: liefst voor een lunch of diner zodat de omvang helder is en er daarna op ‘gekauwd’ kan worden.

procesbegeleiding -flipoverDe logica van het verslag

Mensen herinneren zich verschillende dingen en trekken hun eigen conclusies. Daarom zorgen wij altijd voor een heldere verslaglegging; ook van de tussenstappen. Dit is een groot voordeel van procesbegeleiding: deelnemers kunnen achteraf niet ontkennen dat een conclusie is getrokken omdat dit duidelijk op de flipover is vastgelegd.

Veilig en doelgericht

Introvert, extravert, dominant en bescheiden; allerlei soorten mensen doen mee in de bespreking. Zij voegen allemaal waarde toe en moeten de ruimte krijgen hun zegje te doen. De procesbegeleider zorgt dat de sfeer goed blijft en dat het ‘veilig’ is om iets in de grote groep te zeggen. Hij is de bewaker van (on-)aardigheden en zorgt dat het proces in de gewenste richting blijft gaan.

Wie besluit?

Ten slotte de besluitvorming. In veel organisaties gebeurt dit niet helder en open. Het is onduidelijk wie het besluit neemt. ‘Mogen we dat nu samen bepalen of gaat onze chef daarover’? De procesbegeleiding zorgt dat dit vooraf duidelijk is en dat iedereen dit snapt.

Wij zijn expert in het procesbegeleiden en doen dit met veel succes vanaf 1998. Wij nemen de verantwoordelijkheid op ons dat er inhoudelijke oplossingen komen die optimaal door de groep gedragen worden. Wij zijn verantwoordelijk voor de sfeer van de bijeenkomst en zorgen voor een helder verslag.

Bart Verhaagen De Crux

Aan de slag met De Crux!

Wilt u uw organisatie verbeteren op het gebied van effectiviteit, strategische focus en innovatie? Wij helpen u graag verder. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Contact opnemen